Si parte con l’organizzazione del matrimonio: da dove? Una delle prime voci cui pensare – che poi è anche una delle più importanti – è la location dove tenere il ricevimento, ed eventualmente anche la cerimonia.
Sembra facile: pare che basti scegliere il posto che più vi piace, che più corrisponde al luogo che sognavate, ma non è proprio così. Innanzitutto, bisogna giocare d’anticipo: cercarla almeno un anno prima e soprattutto informarsi subito se la data che avevate in mente è libera. Poi occorre fare chiarezza su altri punti fondamentali: quali? Ve li sveliamo noi!
Cerimonia: Prima cosa da decidere insieme alla scelta della location: dove si terrà la cerimonia? Se decidete di sposarvi in una chiesa o in un municipio, badate di non scegliere una location per il ricevimento troppo distante: nemmeno gli invitati più affezionati sopportano ore di macchina per raggiungere il luogo della festa, soprattutto se con prole al seguito. Se invece la location prescelta offre la possibilità di celebrare in loco la cerimonia, assicuratevi sulle modalità: ovvero se il rito ha validità civile o solo simbolico, se è a disposizione una wedding planner che può aiutarvi nell’organizzare questo delicato momento, che costi aggiuntivi ha. Non sottovalutate quest’opzione: avere la possibilità di fare tutto – cerimonia e festa – in un unico luogo vi permetterà di risparmiare tempo e imprevisti.
Collocazione: A tutte piace l’idea di sposarsi in un vero castello, proprio come le principesse, o in riva al mare… ma poi bisogna fare i conti con la dura realtà: magari quel castello che avevate adocchiato si trova inerpicato in montagna e per raggiungerlo occorre fare un’ora di tornanti, oppure il rito in spiaggia, tanto romantico, non si addice alle capacità deambulatorie degli invitati più anziani. Quando scegliete la location dei vostri sogni, tenete anche un piede per terra: dev’essere facilmente raggiungibile per tutti, non solo per chi dispone di uno spirito avventuriero o di un fuoristrada, e non deve far sentire mai fuori luogo o di peso nessuno.
Costi e privacy: Una cosa da appurare subito, anzi due, sono la suddivisione degli spazi a disposizione e i costi previsti: la location quel giorno sarà data in esclusiva solo a voi oppure sarà previsto un altro matrimonio? In quest’ultimo caso, come verrà gestita la privacy? Quali sale vi saranno riservate? Potreste ospitare tutti i vostri invitati in un’unica sala o in più stanze? A quanto ammonta la capienza totale a vostra disposizione, quindi? Già questo funge da importante discrimine. Il secondo punto da chiarire subito è il costo: bisogna chiedere subito se è previsto un acconto e se sì, quando poi bisogna saldare il conto. In merito a questo, vanno messi in conto gli imprevisti, quindi informatevi se vi sono dei costi aggiuntivi in caso di contrattempi e cancellazione dell’evento e a quanto ammontano.
Orari e soluzioni offerte: Fino a che ora è possibile occupare la struttura? Sono disponibili solo le stanze interne o anche il dehors? E per quest’opzione, in caso di maltempo, è possibile disporre una tensostruttura per dare riparo agli ospiti? Se prevedete una festa danzante, fino a che ora si può continuare con la musica? Vi sono delle restrizioni in merito? Queste domande sono importantissime per non trovarsi spiazzati o con spiacevoli sorprese il giorno dl ricevimento.
Food e menu: Uno non ci pensa mai, ma più che la bellezza del ricevimento e della location, i vostri invitati si ricorderanno (e parleranno, nel bene o nel male) del menu e della qualità del cibo che somministrerete loro. Vanno bene le pietanze elaborate, ma ricordatevi che dovete soddisfare ogni tipo di palato, quindi gli accostamenti di sapori non dovranno essere troppo audaci. Appurate se i piatti vengono preparati in loco, nella cucina interna, o se invece dovrete affidarvi a un catering, e in tal caso, se hanno già loro dei contatti oppure ci dovrete pensare voi. Assicuratevi che le materie prime siano sempre fresche e che le norme di igiene e di sicurezza siano rispettate. In merito al menu sono tante le questioni da chiarire: c’è la possibilità di prevedere anche delle pietanze preparate appositamente per celiaci, vegetariani o vegani, intolleranti e allergici? Per i bambini è previsto un menu a parte? Alla wedding cake ci pensa lo chef della location o dovete ordinarla all’esterno? Il vino è compreso nel prezzo oppure è a parte?
Logistica e comfort: Un elemento importante di cui tener conto è il parcheggio: tante location sono bellissime, ma non dispongono di adeguati spazi per ospitare le macchine degli invitati. Ricordatevi di chiedere al proprietario della location se in caso che succeda qualcosa, è prevista un’assicurazione o se vi è del personale preposto alla sicurezza e alla risoluzione degli imprevisti. Inoltre, nella struttura è prevista una stanza a disposizione degli sposi per poter appoggiare le loro cose o per andarsi a cambiare o sistemare?
Addobbi e allestimento: Per le decorazioni dei tavoli, della zona aperitivo o del taglio della torta, chi ci pensa? C’è uno staff preposto alla preparazione degli addobbi oppure dovete pensarci voi con fornitori esterni? E se sì, questo ha un costo aggiuntivo? In ogni caso, ricordatevi di rispettare la natura della location: dei centrotavola agresti saranno fuori luogo in una sontuosa villa del Settecento, così come al contrario, è inutile riempire di fiori con il rischio di adombrare le bellissime sale affrescate di un castello.
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